Pengertian
Kantor
Kantor,
berasal dari bahasa Belanda kantoor , adalah sebutan untuk tempat yangdigunakan
untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa
hanyaberupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi.
Menurut
Hunt, W.D. dalam Marlina 2008, kantor sewa adalah suatu bangunan yang mewadahi
transaksi bisnis dan pelayanan secara profesional. Lebih lanjut Marlina
(2008:116) memaparkan bahwa kantor sewa merupakan suatu fasilitas perkantoran
yang berkelompok dalam satu bangunan sebagai respon terhadap pesatnya
pertumbuhan ekonomi khususnya di kota-kota besar (perkembangan industri,
bangunan/konstruksi, perdagangan, perbankan, dan lain-lain).
Adanya
bangunan kantor sewa merupakan respon dari fakta akan tingginya kebutuhan ruang
di area-area dengan nilai lahan yang tinggi.
Hal ini juga dipengaruhi beberapa faktor:
1. Tingginya kegiatan ekonomi di wilayah
tersebut
2. Tingginya harga lahan
3. Persebaran pembangunan yang kurang
merata dalam suatu wilayah
Prinsip dan Pertimbangan
Perancangan Kantor Sewa–Faktor Konstruksi
Kantor
sewa merupakan bangunan komersial, yang oleh sebab itu aspek utama yang harus
diperhatikan dan dipenuhi adalah EFISIENSI. Pada perencanaan maupun perancangan
harus dipertimbangkan pengaturan/layout-nya agar mendatangkan keuntungan bagi
pemilik bangunan tersebut.
Faktor
pertimbangan dalam perencanaan bangunan kantor sewa dapat diklasifikaskan
menjadi tiga kelompok yakni, faktor ekonomi, faktor konstruksi, dan faktor
lingkungan ekologi. Pada kesempatan ini, akan dipaparkan tentang faktor
pertimbangan dari sisi KONSTRUKSI.
Sebagai
bangunan komersial, dalam perencanaan maupun perancangan kantor sewa harus
memperhatikan aspek efisiensi dan efektivitas. Pentingnya kedua aspek ini akan
berdampak pada beberapa hal :
a. Perancangan yang efisien dari sisi
pembiayaan
b. Penataan ruang yang efisien,
memaksimalkan ruang sewa sehingga dapat menghasilkan keuntungan, minimal 60%
dari luas total bangunan harus dapat disewakan
c. Efektif dalam arti bangunan yang
dirancang harus sesuai dengan fungsi yang diwadahi sehingga meminimalkan ruang
non-fungsional
d. Penataan ruang, jalur sirkulasi, dan
fasilitas layanan harus merata agar dapat memenuhi tuntutan semua
penyewa/tenant.
Dua
hal penting yang harus diperhatikan dari sisi konstruksi pada bangunan kantor
sewa adalah Teknologi dan Modul Ruang Sewa.
1.
Teknologi
Bangunan Kantor Sewa
Bangunan
kantor sewa memerlukan rancangan yang dapat mengakomodasi perkembangan
teknologi, karena selain merupakan bangunan komersial, bangunan kantor sewa
juga identik dengan kemudahan dan kenyamanan layanan. Teknologi yang dimaksud
meliputi teknologi pembangunan itu sendiri (material maupun sistem struktur),
teknologi infrastruktur bangunan (utilitas bangunan), serta teknologi
pengelolaan bangunan (teknologi komunikasi, pengamanan, pemeliharaan, serta
layanannya).
2.
Modul
Ruang Sewa
Dalam
perancangan gedung kantor sewa, modul ruang menjadi penting karena berpengaruh
pada seberapa banyak ruang yang bisa disewakan dan menghasilkan keuntungan bagi
pemilik bangunan. Adapun klasifikasi modul ruang sewa dibagi menjadi tiga
yakni, small space, medium space dan large space. Pertimbangan yang mendasari
pembagian/klasifikasi modul tersebut diantaranya:
a.
Efisiensi
dan efektifitas penataan ruang. Ruang dalam kantor sewa perlu penataan yang
efisien namun juga efektif dalam mewadahi aktivitas di dalamnya,
b. Tipe lantai yang disewakan dapat dipilih
menggunakan sistem rentable floor area, Gross Are System, atau semi Gross System,
c. Jenis kegiatan yang ada akan mempengaruhi
kebutuhan ruang yang meliputi dimensi, da karakter ruang serta fasilitas yang
perlu direncanakan,
d. Faktor
kebutuhan ekonomi. Faktor ini didasarkan pada analisa keburuhan dan ekonomi
konsumen yang menjadi sasaran penyewa.
Selain
dari empat hal yang mendasari pertimbangan dari faktor konstruksi di atas,
modul ruang sewa juga sangat erat hubungannya dengan perencanaan struktur
bangunan. Perencanaan ini diawali dengan penentuan sistem truktur yang akan
digunakan. Biasanya pada gedung kantor sewa, sistem struktur yang lazim
digunakan adalah sistem struktur rangka dan kombinasi sistem struktur lain (sistem
struktur bidang, sistem struktur plat, dan sistem struktur tali). Pada
perancangan bangunan dengan menggunakan sistem struktur rangka, grid kolom
menjadi salah satu pertimbangan pengaturan modul ruang sebuah kantor sewa.
Untuk mendapatkan ruang yang efisien, salah satunya dengan pengaturan dimensi
modul ruang yang sesuai, sehingga pemasangan pembatas ruang (dinding partisi)
bisa dipasang tepat pada titik-titik kolom.
George Terry membuat batasan
bahwa yang dimaksud dengan tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruang dan pengunaan secara terperinci dari ruang tersebut
untuk menyiapkan suatu susunan yang
praktis dan faktor- faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan
kantor dengan biaya yang layak.
Tujuan
umum dari kegiatan penataan ruang kantor adalah :
1) Pekerjaan
kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin
2) Rangkaian
kegiatan pekerjaan kantor mengalir secara efektif dan efisien
3) Penggunaan
ruangan kantor efektif dan efisien:
4) Kenyamanan
kerja terjamin dan terpelihara:
5) Menimbulkan
kesan baik
6) Mudah
dilakukan perubahan letak jika diperlukan
7) Mudah
dilakukan pengawasan.
Richard Muther merumuskan ada 5 asas pokok bagi
tata ruang kantor yang baik yaitu:
1) Asas Jarak
Pendek.
Tata
ruang yang baik harus dilakukan sedemikian rupa sehingga jarak tempuh dalam
proses penyelesaian pekerjaan menempuh jarak yang paling pendek.
2) Asas
Rangkaian Kerja, asas ini memberikan pedoman bahwa setiap langkah untuk
menyelesai kan pekerjaan merupakan rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan
penyelesaian pekerjaan. Asas ini juga memberikan pedoman bahwa suatu pekerjaan
harus senantiasa bergerak maju dari mulai pekerjaan itu dikerjakan sampai pada
penyelesaian pekerjaan tersebut.
3) Asas
Penggunaan Setiap Bidang Ruangan.
Suatu
tata ruang yang baik senantiasa mempergunakan semua bidang ruangan yang ada.
Jadi sejauh mungkin diusahakan agar jangan sampai ada bidang ruangan yang tidak
dipakai.
4) Asas
Perubahan Fleksibilitas, suatu tata ruang yang memenuhi syarat harus
memperhatikan adanya kemungkinan perubahan baik dalam jangka pendek maupun
dalam jangka panjang. Dengan demikian susunan tempat kerja harus dibuat
sedemikian rupa sehingga mudah dilakukan perubahan apabila di perlukan, dengan
biaya yang tidak besar.
5) Asas
Terintegrasi
Tata
ruang kantor harus dapat memberikan suasana baik di dalam maupun diantara
bagian menjadi saling berkaitan / terintegasi secara harmonis.
Macam-Macam Tata Ruang Kantor.
Tata ruang
kantor pada dasarnya dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
·
Tata
ruang terpisah (bersel), biasa juga disebut tata ruang tertutup, yaitu apabila
unit kerja yang satu tetapkan secara terpisah dari unit kerja lainya. Pemisahan
ini dapat berupa kamar-kamar terdiri terdiri atau dibuat kamar-kamar dengan
penyekat pembuatan misalnya kayu (teak wood, teak block, kaca, atau kombinasi
diantara ketiganya).
·
Tata
ruang terbuka, yaitu ruangan untuk bekerja tidak dipisah pisahkan tetapi semua
aktifitas dilaksanakan pada satu ruangan besar.
Kedua jenis tata
ruang ini mempunyai beberapa kebaikan dan kelemahan.
·
Kebaikan Tata
Ruang Terpisah:
ü Keamanan dan
kerahasiaan pekerjaan lebih terjamin, misalnya pekerjaan penanganan uang tunai,
dan pekerjaan-pekerjaan rahasia.
ü Suasana kerja
lebih tenang karena tidak terganggu oleh pegawai unit lain, demikian juga
kebisingan dapat dikurangi karena terhalang oleh sekat-sekat.
ü Apabila
berjangkit penyakit yang menular atau timbul rasa ketidak senangan/
ketidakpuasan para pegawai tidak begitu cepat meluas.
ü Dapat
menimbulkan rasa memiliki, karena pegawai yang ada dalam satu ruangan merasa
bertanggung jawab atas peralatan kantor yanga ada diruanganya.
ü Bagi para
pegawai senior/pimpinan tidak merasa kehilangan status, karena ia menempati
tempat terpisah dari tempat bawahannya.
·
Kelemahan Tata
Ruang Terpisah:
ü Perlu biaya
besar untuk keperluan membuat sekat-sekat, lampu-lampu, alat pengatur suhu,
pelayanan dan pemeliharaan umum lainya.
ü Ruangan tidak
dapat dimanfaatkan secara maksimal.
ü Pengawasan
pegawai sulit dilaksanakan.
ü Komunikasi antar
pegawai, demikian komonikasi antara atasan
ü dan bawahan
tidak mudah dilaksanakan.
ü Fleksibilitas
tata ruang rendah ( tidak mudah di adakanperubahan ).
·
Kebaikan tata
ruang terbuka:
ü Biaya lebih
rendah karena tidak diperlukan biaya pembuatan penyekat, juga terhindar dari
tambahan biaya perawatannya.
ü Bidang-bidang
ruangan dapat dimanfaatkan secara maksimal.
ü Ada flesibilitas
bagi pegawai, bagian/seksi dapat berpindah dengan mudah disesuaikan dengan
berkembang organisasi
ü Pengawas pegawai
mudah dilaksanakan
ü Komunikasi mudah
dilaksanakan
ü Penggunaan mesin
kantor dapat bergantian
ü Tata ruang mudah
diubah
ü Kerjasama antara
atasan dengan bawahan lebih erat.
·
kelemahan tata
ruang terbuka:
ü Keamanan dan
kerahasiaan pekerjaan kurang terjamin misalnya bagi pekerjaan yang berhubungan
dengan uang dan pekerjaan yang bersifat rahasia
ü Kebisingan dan
gangguan tempat kerja, karena suara dari bagian ruangan lainya, disamping itu
lalu lintas pegawai dan orang luar dapat mengganggu pegawai yang sedang
melakukan pekerjaan.
ü Letak meja-meja
kerja yang selalu tetap, menimbulkan rasa bosan, hal ini dapat menurunkan
semangat kerja. Disamping itu mengakibatkan rasa kurang bertanggung jawab atas
peralatan kantor karena dipakai bersama-sama.
ü Bagi staf senior
dan pimpinan dapat mengakibatkan rasa statusnya kurang, karena ia sehari-hari
bersatu dengan bawahannya.
Dalam
praktek, dengan memperhatikan kelemahan-kelemahan yang ada, penataan ruang
terbuka diadakan berkembang yaitu yang dinamakan landscaping (taman kantor).
Menurut penelitian, tataruang terpisah hanya dapat memanfaatkan bidang ruangan
58-67% sedangkan taman kantor dapat memanfaatkan 72-83%.
Teknik tata ruang kantor.
Teknik
tata ruang mendapat perhatian para ahli, menurut John R. Immer, teknik tata
ruang dapat dilaksanakan sebagai berikut :
·
Pada
tata ruang terbuka, susunanan meja-meja kerja dapat terdiri dari beberapa
baris.
·
Diantara
beberapa baris disediakan (lorong ) untuk lalu lintas pegawai yang lebarnya 80
cm. Bila ruangan itu cukup luas, disediakan lorong utama yang lebarnya 120 cm.
·
Jarak
antara meja dimuka dengan meja dibelakangnya disediakan jarak 80 cm.
·
Menempatkan
meja pimpinan didepan para pegawai adalah cara yang selama ini dipakai di
Indonesia, agar pimpinan dapat mengawasi staf dengan baik. Atau sebaliknya,
dengan maksud agar pegawai tidak tertekan karena merasa diawasi.
·
Pada
tata ruang terbuka dimana ditempatkan beberapa unit kerja, kepada masing-masing
unit harus berdekatan dengan kelompok pegawainya.
·
Bagi
pimpinan yang sifatnya kerjaannya, sering membahas pekerjaanpekerjaan yang
sifatnya rahasia, sering menerima tamu, perlu dibuatkan ruangan tersendiri
dilengkapi dengan meja pertemuan dan ruangan tamu. Ruangan ini disebut kantor
pribadi. Ukuran kantor peribadi disesuikan dengan kebutuhan, tetapi paling kecil
berukuran 2,5 m x 3,5 m, tidak termasuk ruangan tamu.
·
Pegawai
yang mengerjakan pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-angka, menggambar,
dan harus disediakan ruangan dengan penerangan yang cukup.
·
Pegawai
yang melakukan pekerjaan yang mempunyai resiko tinggi, misalnya kasir, harus
ditempatkan diruangan yang aman.
·
Pegawai
yang tugasnya mengadakan hubungan dengan pihak luar, harus ditempatkan dibidang
ruangan dekat pintu.
·
Pegawai
yang tugasnya berhubungan dengan lemari, rak-rak atau filling tempat surat,
harus ditempatkan berdekatan dengan peralatan tersebut, contoh petugas
arsip/arsiparis ditempatkan tidak jauh dari tempat bekerja.
·
Alat-alat
yang menimbulkan suara, sebaiknya, ditempatkan diruangan tersendiri. Bila hal
ini tidak memungkinkan, alat-alat tersebut ditempatkan didekat jendela agar
sebagian suaranya terbuang keluar.
·
Lemari
yang berat atau lemari besi, sebaiknya ditempatkan menempel ketembok atau tiang
agar dapat menyangga.
·
Meja-meja
kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap kejurusan yang sama.
Macam-MacamPenyusunan Meja Kerja.
Prinsipnya meja
kerja harus disusun secara garis lurus (straight line layout) dan menghadapi
kejurusan yang sama. Akan tetapi didalam praktek, memperhatikan arus penyelesaian
pekerjaan. Beberapa variasi penyusunan meja kerja sebagai berikut:
·
Garis
Lurus Bergandengan, yaitu penyusunan dimana dua meja digandengkan secara berdekatan.
Digunakan apabila ingin menghemat ruangan.
·
Susunan
Bank. Susunan bank masih tetap mengunakan perinsip garis lurus, akan tetapi
susunan mejanya dibuat berkelompok yang terdiri dari masing-masing empat meja
dan pegawainya duduk secara berpasangan.
·
Susunan
Kelompok. Cara ini hampir sama dengan susunan bank, tetapi tempat duduk pegawai
sedikit berbeda. Pada susunan ini pegawai tidak saling berhadapan tetapi saling
menyamping. Susunan bank dan kelompok biasanya digunakan atas dasar pertimbangan-pertimbangan
sebagai berikut:
ü pekerjaan yang ada
harus dilakukan oleh kelompok pegawai secara bersama-sama agar pekerjaan itu
selesai berbarengan.
ü Ingin menghemat
ruangan secara maksimal mungkin. Apabila dasar pertimbangan hanya menghemat
ruangan padahal jenis pekerjaannya tidak memerlukan pekerjaan kelompok,
sebaiknya bukan menggunakan sistem kelompok tapi menggunakan garis lurus bergandengan
saja, agar gejala-gejala dan akibat tidak baik dapat dihindarkan.
Di bawah ini gambar susunan meja
berkelompok:
Macam-macam menyusun meja rapat
Bila
rapat dilaksanakan dengan peserta rapat yang jumlahnya lebih dari 10 orang,
sebaiknya disediakan ruang rapat tersendiri. Makin banyak peserta rapat, maka
meja yang disediakan harus besar pula. Untuk mengatasi hal ini sekarang
digunakan cara yang lebih praktis yaitu dibuat meja rapat yang kecil-kecil
misalnya ukuran 90 x 180 cm.
The Liang Gie mengemukakan bahwa bentuk susunan meja
rapat ada beberapa macam yaitu:
ü Bentuk Biasa,
bentuk ini dengan cara menggandengkan beberapa meja kecil, umumnya bentuk biasa
dapat menampung 20 orang peserta.
ü Bentuk Huruf U. Apabila
peserta rapat lebih banyak lagi, maka bentuk biasa tidak dapat digunakan, maka
yang paling banyak adalah bentuk huruf U. Bentuk ini ada dua macam yaitu bentuk
huruf U terbuka dan bentuk huruf U tertutup. Bentuk huruf U tertutup adalah
dimana meja pimpinan ditempatkan diarah bagian huruf U yang terbuka tetapi
tidak sampai menutup bagian tersebut. Pada bentuk huruf U terbuka, pimpinan
rapat biasa ditempatkan dibagian huruf U yang tidak terbuka.
ü Bentuk Kelas. Meja
rapat disusun menurut garis lurus seperti halnya kelas bagi anak sekolah. Akan
tetapi setiap meja diperuntukan bagi lebih dari satu orang peserta rapat,
misalnya dua orang. Meja pimpinan ada didepan kelas.
ü Bentuk Aula. Apabila
peserta rapat mencapai ratusan orang, meja rapat dapat dibuat dalam bentuk aula
yaitu berbentuk kelas tetapi digunakan meja yang banyak sekali (mejanya dapat
disambung-sambung atau tidak ),
ü Bentuk Huruf T,
adalah salah satu bentuk susunan meja rapat. Walaupun bentuk ini jarang
digunakan, tapi ia merupakan salah satu alternative yang dapt digunakan apabila
diperlukan. Cara penyusunanya seperti pada bentuk biasa dan bentuk huruf U yaitu
dengan menyambukan beberapa meja hingga membentuk huruf T. pimpinan biasanya
ditempatkan diatas huruf T .
ü bentuk huruf V. seperti
halnya huruf T, susunan meja rapat dengan huruf V jarang dipergunakan, tetapi
halnya merupakan salah satu alternatif yang mungkin digunakan bila diperlukan.
ü Bentuk perahu. Merupakan
kombinasi dari bentuk huruf V. yaitu dua huruf V digabungkan berhadapan. Bentuk
ini biasanya digunakan untuk meja diskusi. Dimana yang bertindak sebagi
pimpinan bebas memilih dimana ia akan duduk.
(Sumber: Pusdiklat Pegawai Badan
Pendidikan Dan Pelatihan Keuangan Jakarta- 2008; http://kanvas-angan.blogspot.com/2011/02/pertimbangan-dalam-sebuah perencanaan.html)
.jpg)
